মাইক্রোসফ্ট অফিসের সব প্রোগ্রামই গুরুত্বপূর্ণ। এর মধ্য এমএস অ্যাকসেস প্রোগ্রামটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে ডেটাবেস প্রোগ্রামিংয়ের ক্ষেত্রে। অ্যাকসেস তথ্য আদান-প্রদানসহ তথ্য সংরক্ষণ করার একটা বিশাল তথ্যভান্ডার তৈরি করে দিতে পারে। অ্যাকসেসের মাধ্যমে বেশি পরিমাণে এন্ট্রির কাজ করা যায়। এর মাধ্যমে ডেটাবেস ডিজাইনের কাজটা খুব সুন্দর ও নিখুঁতভাবে করা যায়। অ্যাকসেস দিয়ে টেবিল, কুয়েরি, ফর্ম, রিপোর্ট, পেইজেস ও ম্যাকরো তৈরি (ডিজাইন) করা যায়।
অ্যাকসেস খুলতে উইন্ডোজের Start মেন্যু থেকে Programs হয়ে Microsoft Access-এ ক্লিক করুন। Microsoft Access নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এতে ব্ল্যাংক উইন্ডোসহ এখানে তিনটি অপশন আছে। যেমন: Blank Access database, Access database wizards, pages and projects এবং Open an existing file। Blank Access database লেখায় মাউস ক্লিক করে Ok করুন। File New Database নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।
অফিস প্যাকেজের অন্য প্রোগ্রামগুলোতে কাজের মাঝখানে বা শেষে ফাইল সেইভ করা যায়। কিন্তু অ্যাকসেসে প্রথমেই ফাইলের নাম দিয়ে সেভ করে কাজ শুরু করতে হয়। তাই এবার File New database ডায়ালগ বক্সে ফাইল কোথায় থাকবে তা দেখিয়ে দিয়ে ফাইলের নাম লিখুন। এখন Create-এ ক্লিক করলে টেবিল, কুয়েরি, ফর্ম, রিপোর্ট, পেইজেস ও ম্যাকরো তৈরির উইন্ডো খুলবে। এখান থেকে আপনি বিভিন্ন রকমের কাজ, প্রোজেক্ট ও প্রোগ্রাম তৈরি করতে পারেন।
আবার Access database wizards, pages and projects লেখায় ক্লিক করে Ok করলে New নামে ডায়ালগ বক্স আসবে। এখানে General and Database নামে দুটি বাটন আছে, যেখানে অনেকগুলো বিভিন্ন ধরনের ডেটাবেস প্রোজেক্ট তৈরি করাই আছে। যেমন: Database কমান্ডে আছে Asset Tracking, Expenses, Inventory Control, Ledger, Time and Billing and Order Entry ইত্যাদি। আপনি ইচ্ছে করলে যেকোনো একটি খুলে নিজের তথ্য বা ডেটা দিয়ে নিজের মতো করে সাজিয়ে নিতে পারেন। আর Open an existing file লেখায় মাউস ক্লিক করলে নিচের ঘরে Northwing Sample database, Contact Sample database and Address database ইত্যাদি নামে বিভিন্ন ধরনের তৈরি ডেটাবেস খুলবে। এগুলো খুলেও নিজের মতো করে সাজিয়ে নেওয়া যায়।
